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Como realizar uma otimização de processos e garantir a produtividade da sua empresa

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Já foi o tempo quando os resultados de uma organização eram garantidos por altas margens de lucro. Bastava vender bem que os lucros eram garantidos. Hoje, por conta de um mercado extremamente competitivo, global e cheio de desafios a vencer, é preciso apostar na produtividade para alcançar os objetivos propostos.

Mas como se tornar uma empresa competitiva com tanta concorrência e margens de lucro cada vez mais apertadas? É a otimização de processos que garante os melhores resultados. Não basta vender, é preciso vender bem e, mais do que isso, estar muito preparado para essa venda. É preciso baratear os processos, torná-los mais ágeis, eliminar desperdícios, acabar com o retrabalho e, assim, chegar aos resultados esperados.

Mas como realizar uma otimização de processos e garantir a produtividade da sua empresa? O que é otimização de processos? Como garantir um processo otimizado? Quais são seus benefícios? É o que você saberá agora, neste conteúdo produzido por nossos especialistas. Boa leitura!

O que é otimização de processos?

Não há, hoje, como não se preocupar com todos os processos organizacionais. Por conta das margens cada vez mais apertadas e diante de um consumidor cada vez mais exigente com o preço, a qualidade e até a postura social da empresa, é preciso enxugar os custos para garantir maiores lucros.

Mas como cortar custos sem comprometer a qualidade? Otimizando processos! Processos inteligentes são realizados de uma forma muito mais ágil e assertiva, evitam erros, o retrabalho e o desperdício, e promovem a produtividade, acima de tudo.

A questão é como alcançar processos inteligentes, e é exatamente isso que é otimização de processos: o ajuste de um ou mais processos, procurando identificar e eliminar problemas, erros e inconsistências, dando-lhes uma maior produtividade e minimizando seus custos. A otimização de processos de negócios é nada mais é do que a busca por uma maior produtividade por meio da melhoria contínua dos processos organizacionais.

E hoje isso não é mais uma escolha, mas uma questão de sobrevivência.

Os benefícios dessa prática

  • Redução do erro e do retrabalho;
  • Maior produtividade, alcançada com o aumento da agilidade na conclusão das operações;
  • Redução de custos;
  • Melhora do resultado final;
  • Entregas mais assertivas, dentro do escopo solicitado;
  • Maior integração das atividades e processos;
  • Com o mapeamento dos processos, é possível estabelecer novas soluções, que melhoram o fluxo de trabalho;
  • Maior controle das informações, disponibilizadas de uma forma mais organizada;
  • Maior satisfação e fidelização do cliente;
  • Envolvimento e satisfação dos colaboradores.

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Como alcançar a otimização de processos

A otimização de processos não é alcançada do dia para a noite, apenas porque queremos estabelecer processos mais produtivos. A palavra-chave para se alcançar a otimização de processos é planejamento. Ele é essencial para se estabelecer um fluxo de operações mais assertivo, e é composto por 4 etapas:

  1. Etapa da identificação: é preciso identificar um processo que apresente problemas e que precisa ser otimizado. A empresa deve definir o propósito e estabelecer metas a serem cumpridas. Entender qual o problema que há naquele processo e qual objetivo se quer alcançar é fundamental. O mapeamento é o primeiro passo na otimização de processos.
  2. Etapa da análise: é hora de estudar de forma profunda aquele problema que se quer resolver. Como alcançar a otimização do processo? Por que aquele problema se repete? Quais são os prejuízos que ele traz para a organização? Quais os resultados que se espera diante da solução do problema? Analisar o processo da forma mais ampla é essencial para entendê-lo e, em um segundo momento, eliminá-lo ou otimizá-lo.
  3. Etapa da implementação: encontrada a solução, é preciso implementá-la, alcançando, de fato, a otimização do processo. Implementações nem sempre são simples de serem realizadas, porque muitas vezes precisam de uma mudança de cultura para acontecerem. É preciso experimentar, testar e garantir a eficácia da implementação.
  4. Etapa do monitoramento: por fim, é hora de avaliar a otimização do processo. Os objetivos foram alcançados? Quais são os resultados desta otimização? Algum novo problema foi criado? É preciso monitorar o novo processo, e isso significa que ele deve ser devidamente mensurado. Aqui vale um destaque: o sucesso da otimização do processo depende principalmente da adesão da equipe. Portanto, é preciso treiná-la e se certificar que os recursos humanos da companhia aderiram àquela otimização.

Dicas para alcançar a produtividade

  • O envolvimento do time é absolutamente fundamental e decisivo na otimização de processos. O seu apoio é indispensável, sem ele não há adesão.
  • É sempre interessante se manter atualizado sobre a concorrência. As melhores práticas de mercado estão aí para serem disseminadas. Muitas das soluções que sua empresa precisa estão disponíveis no mercado. Estude o que a concorrência anda fazendo!
  • É muito importante lembrar sempre que otimização de processos tem tudo a ver com qualidade. Enxugar preços é sempre importante e necessário, mas processos organizacionais não podem perder qualidade, jamais. Isso compromete o resultado.
  • Toda equipe que estuda e promove a otimização de um processo precisa de um líder. Ele precisa estar muito bem alinhado com os objetivos da empresa. Além disso, uma equipe multidisciplinar é sempre mais rica. Um colaborador da área financeira pode perfeitamente apresentar uma excelente solução para um problema de armazenamento de mercadoria, por exemplo, justamente porque não está envolvido no dia a dia daquela área.
  • Manter todos os envolvidos muito bem informados garante maior adesão e envolvimento.

 O SAP e a otimização de processos

A integração entre os setores, com automação de processos, garante uma otimização de processos muito mais consistente e assertiva. O SAP, por exemplo, é um ERP que interliga todos os setores do negócio, oferecendo unidade, agilidade, produtividade, automação e transforma a organização em uma empresa inteligente.

A própria otimização de processos na maior parte das vezes passa pela automação de tarefas porque não se pode mais perder tempo com processos analógicos, que dão espaço para o erro humano. O SAP ajuda na otimização dos processos a partir do momento que oferece automação, integração e o acesso a informações just-in-time.

Engine, referência em implantação do SAP

Consultoria de gestão empresarial referência de mercado, há dez anos a Engine implanta e sustenta o SAP como serviço. Somos pioneiros no modelo de negócio de SAP as a Service, apoiando a transformação digital e a otimização de processos de inúmeras empresas de todo o país.

Por meio da Engine, até mesmo pequenas e médias empresas têm acesso ao SAP, o melhor sistema de gestão empresarial, embarcado com as melhores práticas. 

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