10 erros mais comuns na escolha de um ERP

Por Décio Moreno*

A cada dia que passa, o uso de um ERP (Sistema de Gestão Empresarial, na sigla em inglês) tem se tornado imprescindível em organizações de diversos tamanhos e segmentos. Esse tipo de sistema é concebido para atender às demandas da maioria das áreas de uma empresa de maneira integrada, dando aos gestores do negócio importantes ferramentas para o controle de operações e planejamento. Além disso, é um investimento que, comprovadamente, gera grandes retornos a curto, médio e longo prazo.

Mas afinal, o que é um ERP?

O ERP é um software de gerenciamento de negócios que permite que uma organização utilize um conjunto de aplicativos integrados para otimizar e automatizar processos, criando uma operação mais enxuta, mais precisa e eficiente. O ERP fornece visibilidade completa dos principais processos de negócios e otimiza os sistemas por meio de rastreamento e relatórios de recursos e gerenciamento e compartilhamento de banco de dados. 

Os sistemas de ERP permitem que seus negócios se expandam sem a adição de custos de TI ou de força de trabalho. Pense em um sistema ERP como o cérebro do sistema de tecnologia da sua empresa. No corpo humano, o cérebro controla todas as áreas do seu corpo, dizendo-lhes o que fazer e garantindo que todos trabalhem juntos. O corpo humano é incapaz de funcionar sem o cérebro e uma empresa de varejo, por exemplo, não pode funcionar sem um sistema ERP adequado. 

Ele integra todas as facetas de uma empresa, incluindo desenvolvimento de produtos, fabricação, marketing e vendas. Ao sincronizar todas essas áreas, as empresas são capazes de ganhar visibilidade, aumentar a produtividade e eficiência operacional, reduzir custos e aumentar a competitividade.

ERP: o conceito de sistema centralizado

Em uma empresa, com um sistema centralizado de gerenciamento de informações e dados: os dados são mantidos em um local central e compartilhados com vários departamentos; os departamentos têm acesso a informações ou dados de outros departamentos. Vejamos o mesmo processo comercial para entender como um sistema corporativo centralizado ajuda a superar problemas colocados por um descentralizado. 

Nesse caso, todos os departamentos atualizam um Sistema de Informações Central: quando o cliente se aproxima da equipe de vendas para comprar um produto com urgência. A equipe de vendas tem acesso a informações em tempo real aos produtos em estoque, que são atualizados pelo departamento de estoque no sistema centralizado; a equipe de vendas responde à solicitação do cliente no prazo, levando a aumento de receita e satisfação do cliente.

Caso a fabricação seja necessária, a equipe de vendas atualiza o banco de dados centralizado, para que todo o departamento permaneça informado sobre o status do produto. O departamento de planejamento da produção é atualizado automaticamente pelo Banco de Dados Centralizado para requisitos. A equipe de planejamento da produção verifica a disponibilidade das matérias-primas necessárias pelo banco de dados central, atualizado pelo departamento de estoque.

Assim, a duplicação de dados é evitada e dados precisos são disponibilizados. A equipe do chão de fábrica atualiza seu status de mão-de-obra regularmente no banco de dados central, que pode ser acessado pelo departamento de RH. Em caso de falta de mão-de-obra, a equipe de RH inicia o processo de recrutamento com um prazo de entrega considerável para contratar um candidato adequado a preço de mercado. Assim, o custo da mão-de-obra diminui.

Os fornecedores podem enviar diretamente suas faturas sistema central da empresa, que pode ser acessado pelo departamento financeiro. Assim, os pagamentos são feitos no prazo, e possíveis ações legais são evitadas.

Ou seja:

• Elimina a duplicação, descontinuidade e redundância nos dados;
• Fornece informações entre departamentos em tempo real;
• O sistema SAP fornece controle sobre vários processos de negócios;
• Aumenta a produtividade, melhor gerenciamento de estoque, promove qualidade, custo reduzido de material, gerenciamento eficaz de recursos humanos, despesas gerais reduzidas aumentam os lucros;
• Melhor interação com o cliente e maior produtividade. Também melhora o atendimento ao cliente.

Se você está pensando em implementar um sistema ERP, atualizar um sistema existente ou mesmo se não tiver certeza se ainda precisa de um, vale a pena entender os benefícios que um sistema ERP pode trazer para os seus negócios. 

Benefícios da implementação de um sistema ERP

Um ERP torna seu negócio mais ágil

Em um passo acelerado de disrupções tecnológicas, ser capaz de responder às mudanças é essencial. Um bom sistema de ERP é flexível, modular e escalável o suficiente para se adaptar às mudanças na dinâmica do mercado e às mudanças nas necessidades dos clientes. Inicialmente, você pode implementar aplicativos específicos que fazem sentido agora e adicionar aplicativos perfeitamente integrados, conforme necessário, à medida que sua empresa cresce.

Um ERP aumenta drasticamente a eficiência e a produtividade do seu negócio

Planilhas ineficientes, fluxos de trabalho manuais e software desatualizado podem inibir o crescimento do seu negócio. Um sistema ERP pode otimizar toda a organização e colocar seus dados em um só lugar, permitindo relatórios mais precisos e um ambiente de trabalho mais eficiente, baseado em colaboração e orientado a dados.

Um ERP economiza custos desnecessários

Administrar seus negócios com um sistema ERP cria eficiências que tornam seus negócios mais enxutos à medida que crescem. Muitas empresas relatam que conseguem expandir sem adicionar equipe ou custos adicionais de TI. O custo da implementação de um sistema ERP é facilmente ofuscado pelo ROI de um ambiente de negócios mais eficiente e totalmente otimizado.

Melhora a segurança e a acessibilidade, reduzindo os riscos e os custos de hardware, e movendo seu sistema para a nuvem 

Mover seus aplicativos de ERP para a nuvem permite dimensionar, estender, atualizar e aumentar ainda mais sua visibilidade e acessibilidade, aproveitando ao máximo os recursos de um sistema ERP.

Ganhe um parceiro profissional

Ao atualizar para um sistema ERP, você também obtém a parceria do seu provedor de implementação de ERP e todo o suporte – desde a implementação e o treinamento até o suporte ao software e a participação na comunidade – que eles têm a oferecer. Alguns sistemas ERP têm grupos e comunidades de usuários dedicados que abrem redes inteiras de inovadores do setor e marcas dinâmicas.

Mas você precisa escolher bem: 10 erros comuns na hora de contratar um ERP

Mas para que tudo isso seja verdadeiro na prática, o processo de escolha precisa ser muito bem delineado. Acredite, vários casos de insucesso na implementação de ERPs estão diretamente relacionados a escolhas malfeitas. Selecionei os 10 erros mais comuns que podem ser evitados, minimizando custos, frustrações e desgastes durante a implementação. São eles:

Não definir previamente as necessidades e prioridades da empresa: Além de entender as necessidades, é preciso também identificar o real objetivo de implantar o novo sistema;

Deixar de criar um grupo (comitê) com autonomia para tomar decisões: É primordial que esse comitê seja formado e, de preferência, composto por participantes das diversas áreas da empresa;

Não envolver os principais usuários da empresa: Eles serão os responsáveis pela implementação desde o início do processo – da escolha do sistema até a produção;

Ignorar uma avaliação técnica dos sistemas: É importante saber se eles estão seguindo as tendências e se empresas do mesmo ramo de atividade os utilizam, ou seja, se são aderentes ao seu negócio;

Esquecer de comparar os sistemas levando em conta bases homogêneas: A comparação deve ser feita priorizando os processos mais importantes para a empresa e a integração com seus sistemas legados. Afinal, nem todos podem ser aderentes, mas a solução como um todo pode;

Não ter em mãos uma lista de critérios de avaliação, previamente definida: Os critérios precisam atender às necessidades da empresa e ser validados pelo grupo envolvido na escolha;

Desconhecer a capacidade e experiência de implementação dos parceiros disponíveis: É o mínimo para garantir o sucesso de um novo projeto ERP, além de avaliar comprometimento, metodologia utilizada e nível de conhecimento dos consultores que estarão envolvidos. Lembre-se também de validar se os cenários de implementação estão em conformidade com o alinhamento estratégico, o conhecimento dos processos de negócio e a verificação das necessidades funcionais;

Desconsiderar a melhor infraestrutura para suportar o ERP, em termos tecnológicos e econômicos: Nunca deixe de ter em vista as tendências do mercado, como por exemplo, a Cloud Computing;

Deixar escapar processos fundamentais da empresa que não estejam integrados: Tenha sempre uma visão global! Um único processo fora do escopo pode pôr a perder toda implementação do ERP;

Não avaliar todas as variáveis financeiras: Preveja no mínimo três anos de vida, tais como: Infraestrutura inicial e seu crescimento; valor de compra ou locação de licenças do ERP; custos de implementação; custos de integração com seu legado; custos de manutenção; custos de acompanhamento pós-implementação.

Além de evitar esses 10 erros, é básico que todas as áreas afetadas estejam envolvidas e, se possível, que todos os atores responsáveis por essas áreas estejam cientes dos impactos e mudanças com o novo sistema. É muito importante lembrar que o processo de implementação de um ERP em uma empresa traz consigo uma grande carga de mudanças, que devem ser geridas com muito cuidado para evitar o insucesso da implementação e da operação.

Engine e SAP S/4HANA

O significado do acrônimo SAP é Systems Applications and Products in Data Processing.

SAP, por definição, é o nome do software ERP (Enterprise Resource Planning), que desenvolve soluções para gerenciar operações de negócios e relacionamentos com clientes. O sistema SAP consiste em vários módulos totalmente integrados, que cobrem praticamente todos os aspectos do gerenciamento de uma unidade de negócio.

Vejamos: cliente entra em contato com a equipe de vendas para verificar a disponibilidade do produto; a equipe de vendas se aproxima do departamento de inventário para verificar a disponibilidade do produto; caso o produto esteja sem estoque, a equipe de vendas se aproxima do Departamento de Planejamento da Produção para fabricar o produto; a equipe de planejamento da produção verifica com o departamento de estoque a disponibilidade de matéria-prima; se a matéria-prima não estiver disponível no estoque, a equipe de Planejamento da produção compra a matéria-prima dos fornecedores; em seguida, o planejamento da produção encaminha as matérias-primas para a produção.

Depois de pronta, a equipe de produção envia as mercadorias para a equipe de vendas; essa, por sua vez, entrega ao cliente; a equipe de vendas atualiza o financiamento com a receita gerada pela venda do produto. A equipe de planejamento da produção atualiza o financiamento com pagamentos a serem feitos a diferentes fornecedores de matérias-primas; todos os departamentos abordam o RH para qualquer questão relacionada a Recursos Humanos.

Esse é um processo comercial típico para qualquer empresa de manufatura. Algumas inferências-chave que poderiam derivar desse cenário seriam: muitos departamentos ou unidades de negócios; esses departamentos ou unidades de negócios se comunicam e trocam dados continuamente entre si. 

O sucesso de qualquer organização reside na comunicação eficaz e na troca de dados dentro desses departamentos, bem como de terceiros associados, como fornecedores, terceirizados e clientes. Com base na maneira pela qual a comunicação e os dados trocados são gerenciados, os sistemas corporativos podem ser amplamente classificados como: descentralizado e centralizado – também chamado de ERP.

O digital core do sistema de gestão da SAP permite que sua empresa tenha processos organizados e seguros, agilidade no acesso à informação, facilidade de uso e treinamento. Com o SAP S/4HANA sua organização terá uma base sólida que irá possibilitar o crescimento dos seus negócios e a sua expansão comercial, capturando dados de maneira simples e eficiente. 

Pensando em agilidade, qualidade, rapidez e redução de custo, a Engine elaborou aceleradores por verticais (segmentos) de negócio para atender às melhores práticas de processos.

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*Décio Moreno é Diretor de Tecnologia da Engine

Este artigo foi publicado originalmente pelo portal IT Fórum 365, clique aqui para conferir.