SAP S/4HANA: uma boa solução para a Indústria Farmacêutica

A Indústria Farmacêutica possui um dos modelos de negócio mais regulados e normatizados que existe. As exigências dos órgãos reguladores são extremamente rígidas devido à necessidade de redução de riscos à saúde dos consumidores. O sucesso dessa garantia de qualidade resulta de controles e procedimentos fabris, que devem ser cumpridos à risca. Com o modelo de referência da Engine – e junto à solução da SAP S/4HANA -, é possível aplicar as normas de boas práticas de fabricação (BPF) e as regulamentações, tais como as RDC’s 17 e 33 da ANVISA.

Tudo isso em um sistema de gestão integrado, em que a empresa executa seus processos de maneira segura e sustentável, provendo informações às áreas de negócio, como finanças e comercial.

Mas afinal, você sabe o que é um SAP?

O significado do acrônimo SAP é Systems Applications and Products in Data Processing.

SAP, por definição, é o nome do software ERP (Enterprise Resource Planning), que desenvolve soluções para gerenciar operações de negócios e relacionamentos com clientes. O sistema SAP consiste em vários módulos totalmente integrados, que cobrem praticamente todos os aspectos do gerenciamento de uma unidade de negócio.

Vejamos: cliente entra em contato com a equipe de vendas para verificar a disponibilidade do produto; a equipe de vendas se aproxima do departamento de inventário para verificar a disponibilidade do produto; caso o produto esteja sem estoque, a equipe de vendas se aproxima do Departamento de Planejamento da Produção para fabricar o produto; a equipe de planejamento da produção verifica com o departamento de estoque a disponibilidade de matéria-prima; se a matéria-prima não estiver disponível no estoque, a equipe de Planejamento da produção compra a matéria-prima dos fornecedores; em seguida, o planejamento da produção encaminha as matérias-primas para a produção.

Depois de pronta, a equipe de produção envia as mercadorias para a equipe de vendas; essa, por sua vez, entrega ao cliente; a equipe de vendas atualiza o financiamento com a receita gerada pela venda do produto. A equipe de planejamento da produção atualiza o financiamento com pagamentos a serem feitos a diferentes fornecedores de matérias-primas; todos os departamentos abordam o RH para qualquer questão relacionada a Recursos Humanos.

Esse é um processo comercial típico para qualquer empresa de manufatura. Algumas inferências-chave que poderiam derivar desse cenário seriam: muitos departamentos ou unidades de negócios; esses departamentos ou unidades de negócios se comunicam e trocam dados continuamente entre si. 

O sucesso de qualquer organização reside na comunicação eficaz e na troca de dados dentro desses departamentos, bem como de terceiros associados, como fornecedores, terceirizados e clientes. Com base na maneira pela qual a comunicação e os dados trocados são gerenciados, os sistemas corporativos podem ser amplamente classificados como: descentralizado e centralizado – também chamado de ERP.

Os problemas de um sistema descentralizado

Nesse sistema, existem dois grandes problemas: os dados são mantidos localmente nos departamentos individuais; os departamentos não têm acesso a informações ou dados de outros departamentos.

Para identificar problemas que surgem devido ao sistema de gerenciamento corporativo descentralizado, vamos analisar o mesmo processo de negócios novamente: o cliente aborda a equipe de vendas de um produto, mas desta vez ele precisa do produto urgentemente. Por ser um processo descentralizado, a equipe de vendas não tem acesso a informações em tempo real à disponibilidade da produção. Então eles abordam o departamento de estoque para verificar a disponibilidade do produto. Esse processo leva tempo e o cliente escolhe outro fornecedor, levando à perda de receita e à insatisfação do cliente.

Agora, suponha que o produto esteja sem estoque e a equipe de vendas se aproxime da equipe de planejamento da produção para fabricar o produto para uso futuro. A equipe de planejamento da produção verifica a disponibilidade das matérias-primas necessárias. Em um sistema descentralizado, as informações da matéria-prima são armazenadas separadamente pelo planejamento da produção e pelo departamento de estoque. Assim, o custo de manutenção de dados (neste caso, matéria-prima) aumenta.

As informações da matéria-prima estão disponíveis em dois departamentos diferentes: inventário e planejamento de produção. Quando a equipe de vendas verifica uma matéria-prima específica necessária para fabricar o produto, mostra que a matéria-prima está disponível conforme o estoque, mas segundo o banco de dados da equipe de planejamento da produção, a matéria-prima está fora de estoque. Então, eles vão em frente e compram a matéria-prima e, assim, o material e o custo do estoque aumentam.

Quando a matéria-prima está disponível, o departamento de chão-de-fábrica percebe de repente que está com falta de trabalhadores. Eles abordam o RH, que por sua vez contrata funcionários temporários a taxas mais altas do que o mercado. Assim, o custo do trabalho aumenta. O departamento de planejamento da produção falha ao atualizar o departamento financeiro dos materiais adquiridos. O departamento financeiro adia o prazo de pagamento estabelecido pelo fornecedor, causando a perda de reputação da empresa e até mesmo convidando uma possível ação legal.

Ou seja:

• Numerosos sistemas de informação díspares criados individualmente ao longo do tempo e difíceis de manter
• A integração dos dados consome tempo e dinheiro
• Inconsistências e duplicação de dados
• A falta de informações oportunas leva à insatisfação do cliente, perda de receita e reputação
• Alto custo de estoque, material e recursos humanos.

Essas são algumas das principais desvantagens para as quais precisamos de uma solução. Bem, a solução está em sistemas centralizados, ou seja, ERP.

A solução de um sistema centralizado

Em uma empresa, com um sistema centralizado de gerenciamento de informações e dados: os dados são mantidos em um local central e compartilhados com vários departamentos; os departamentos têm acesso a informações ou dados de outros departamentos. Vejamos o mesmo processo comercial para entender como um sistema corporativo centralizado ajuda a superar problemas colocados por um descentralizado. 

Nesse caso, todos os departamentos atualizam um Sistema de Informações Centra quando o cliente se aproxima da equipe de vendas para comprar um produto com urgência. A equipe de vendas tem acesso a informações em tempo real aos produtos em estoque, que são atualizados pelo departamento de estoque no sistema centralizado; a equipe de vendas responde à solicitação do cliente no prazo, levando a aumento de receita e satisfação do cliente.

Caso a fabricação seja necessária, a equipe de vendas atualiza o banco de dados centralizado, para que todo o departamento permaneça informado sobre o status do produto. O departamento de planejamento da produção é atualizado automaticamente pelo Banco de Dados Centralizado para requisitos. A equipe de planejamento da produção verifica a disponibilidade das matérias-primas necessárias pelo banco de dados central, atualizado pelo departamento de estoque.

Assim, a duplicação de dados é evitada e dados precisos são disponibilizados. A equipe do chão de fábrica atualiza seu status de mão-de-obra regularmente no banco de dados central, que pode ser acessado pelo departamento de RH. Em caso de falta de mão-de-obra, a equipe de RH inicia o processo de recrutamento com um prazo de entrega considerável para contratar um candidato adequado a preço de mercado. Assim, o custo da mão-de-obra diminui.

Os fornecedores podem enviar diretamente suas faturas sistema central da empresa, que pode ser acessado pelo departamento financeiro. Assim, os pagamentos são feitos no prazo, e possíveis ações legais são evitadas.

Ou seja:

• Elimina a duplicação, descontinuidade e redundância nos dados;
• Fornece informações entre departamentos em tempo real;
• O sistema SAP fornece controle sobre vários processos de negócios;
• Aumenta a produtividade, melhor gerenciamento de estoque, promove qualidade, custo reduzido de material, gerenciamento eficaz de recursos humanos, despesas gerais reduzidas aumentam os lucros;
• Melhor interação com o cliente e maior produtividade. Também melhora o atendimento ao cliente.

Quer saber mais? Confira outras quatro razões pelas quais o SAP S/4HANA é uma boa solução para Indústria Farmacêutica.

Para gestão da manutenção

Com a solução é possível obter o maior potencial do sistema de controle de manutenções. A elaboração de bons planos de manutenção e a criação das listas de engenharia dos equipamentos são fundamentais para a boa utilização do sistema. Atualmente, nossos consultores têm auxiliado fortemente nos projetos na visão de negócio. Com isso, conseguimos direcionar os clientes às melhores práticas a serem seguidas.

Para gestão de estoques

Com a automatização das movimentações de estoque e com o uso de coletores de dados no armazém, é possível ter 40% mais rapidez nas contagens de inventário e mais de 80% nas movimentações entre as áreas. Os processos de estoque automatizados pelo Modelo de Referência Engine junto à solução SAP propicia maior Compliance e mais confiabilidade nos saldos de estoque.

Para vendas e faturamento

Na indústria farmacêutica há longos períodos de negociação. Isso porque os clientes mudam seus hábitos de acordo com as flutuações do mercado, o que dificulta a previsibilidade. Contudo, é fundamental uma interação ágil com a área de vendas e seus representantes. Por isso, a Engine criou um protocolo de integração. Ele possibilita que as empresas enviem e consultem dados do SAP de maneira rápida e com segurança.

Para finanças

Com o objetivo de reduzir o impacto do contraponto gerencial, a Engine obteve sucesso criando um engajamento da área financeira. Para isso, estabeleceu um fluxo de caixa com três visões: planejado, previsto e realizado. Sendo que no previsto já se tem a visibilidade das requisições de compras e pedidos emitidos aos fornecedores.

SAP S/4HANA é parte do processo

Muitas empresas realizam transformações do S/4HANA antes de estarem prontas. Elas ainda estão tentando descobrir como adaptar modelos de serviços compartilhados ou aprimorar as experiências dos clientes. Sobrepor qualquer tecnologia sobre essa base organizacional é uma receita para o desastre; não se iluda pensando que a tecnologia também resolverá esses problemas. É por isso que o design organizacional e outros componentes mais estratégicos e não tecnológicos do gerenciamento de mudanças são tão importantes para o sucesso. Claro, você pode abordar a tecnologia S/4HANA em paralelo, mas não espere muito para abordar os detalhes estratégicos que precisam ser definidos.

Há três realidades que qualquer empresa que queira adotar o SAP S/4HANA precisa se atentar:

Antecipação: só se mantém no mercado quem é capaz de adotar uma postura visionária, com o desenvolvimento constante de novos produtos e tecnologias. Há enormes oportunidades para as empresas que estiverem bem preparadas.

Controle dos processos: a vigilância em cima das empresas do setor farmacêutico é grande, proporcional à responsabilidade deste segmento. Não há outra possibilidade a não ser atuar de acordo com a legislação e cumprir todas as regulamentações nos mínimos detalhes. É preciso ter controle de todos os processos dentro da empresa e ainda estar atento para inovar.

Inteligência financeira: para investir em pesquisa e inovação, necessidades primordiais para esse setor, é preciso ter um fluxo de caixa equilibrado. A máxima de que são necessários altos investimentos para implementar processos de classe mundial em pequenas e médias empresas já caiu por terra. É possível ter um sistema de gestão alinhado às melhores práticas do mercado sem grandes investimentos iniciais.

Basicamente, em linhas curtas, os desafios que a indústria farmacêutica enfrenta são: uma adoção rápida de processos de classe mundial que facilitam o controle e a redução dos custos operacionais; otimização dos processos produtivos e rastreabilidade da produção, garantindo atuação mais segura e responsável e melhor gestão dos assuntos regulatórios; e desenvolvimento ou substituição de produtos importados, além do volume para atender à demanda em déficit do mercado.

O que nos leva à uma necessidade: o mercado apresenta oportunidades para a ampliação da oferta de insumos industriais, o que poderia estimular o crescimento e aliviar pressões inflacionárias. O mercado exige cada vez mais aperfeiçoamento dos processos de produção pela automação, planejamento e controle dos custos em processo. Concretizar oportunidades depende de condições como: infraestrutura local e logística, preços de energia, tributação, entre outros que afetam os resultados.

A realidade que vivemos hoje, em geral, é que pequenas e médias empresas não possuem os recursos das grandes companhias para investir em processos de classe mundial que se traduzam em melhorias de processo e desenvolvimento de produtos que acompanhe a demanda do mercado. Isso denota um gargalo de gestão e de cultura empresarial que precisa ser solucionado. 

E em um exercício, a solução seria, também em linhas curtas, organizar a casa. Não há outra alternativa a não ser deixar todos os processos sob o mais rigoroso controle e manter os recursos humanos alinhados aos padrões de excelência em todas as etapas. Já há no mercado novas tecnologias e soluções, como sistemas de gestão na modalidade SaaS, para melhorar a eficiência da gestão, permitindo alavancar e acelerar o crescimento e a sustentabilidade das empresas, com baixo investimento inicial e previsibilidade dos custos.

A Engine possui experiência comprovada com Indústrias Farmacêuticas. Quer saber mais sobre a solução SAP e como podemos ajudar a sua empresa? Entre em contato com um de nossos consultores.