O que é SAP?

O significado do acrônimo SAP é Systems Applications and Products in Data Processing.

SAP, por definição, é o nome do software ERP (Enterprise Resource Planning), que desenvolve soluções para gerenciar operações de negócios e relacionamentos com clientes. O sistema SAP consiste em vários módulos totalmente integrados, que cobrem praticamente todos os aspectos do gerenciamento de uma unidade de negócio.

Vejamos: cliente entra em contato com a equipe de vendas para verificar a disponibilidade do produto; a equipe de vendas se aproxima do departamento de inventário para verificar a disponibilidade do produto; caso o produto esteja sem estoque, a equipe de vendas se aproxima do Departamento de Planejamento da Produção para fabricar o produto; a equipe de planejamento da produção verifica com o departamento de estoque a disponibilidade de matéria-prima; se a matéria-prima não estiver disponível no estoque, a equipe de Planejamento da produção compra a matéria-prima dos fornecedores; em seguida, o planejamento da produção encaminha as matérias-primas para a produção.

Depois de pronta, a equipe de produção envia as mercadorias para a equipe de vendas; essa, por sua vez, entrega ao cliente; a equipe de vendas atualiza o financiamento com a receita gerada pela venda do produto. A equipe de planejamento da produção atualiza o financiamento com pagamentos a serem feitos a diferentes fornecedores de matérias-primas; todos os departamentos abordam o RH para qualquer questão relacionada a Recursos Humanos.

Esse é um processo comercial típico para qualquer empresa de manufatura. Algumas inferências-chave que poderiam derivar desse cenário seriam: muitos departamentos ou unidades de negócios; esses departamentos ou unidades de negócios se comunicam e trocam dados continuamente entre si. 

O sucesso de qualquer organização reside na comunicação eficaz e na troca de dados dentro desses departamentos, bem como de terceiros associados, como fornecedores, terceirizados e clientes. Com base na maneira pela qual a comunicação e os dados trocados são gerenciados, os sistemas corporativos podem ser amplamente classificados como: descentralizado e centralizado – também chamado de ERP.

Os problemas de um sistema descentralizado

Nesse sistema, existem dois grandes problemas: os dados são mantidos localmente nos departamentos individuais; os departamentos não têm acesso a informações ou dados de outros departamentos.

Para identificar problemas que surgem devido ao sistema de gerenciamento corporativo descentralizado, vamos analisar o mesmo processo de negócios novamente: o cliente aborda a equipe de vendas de um produto, mas desta vez ele precisa do produto urgentemente. Por ser um processo descentralizado, a equipe de vendas não tem acesso a informações em tempo real à disponibilidade da produção. Então eles abordam o departamento de estoque para verificar a disponibilidade do produto. Esse processo leva tempo e o cliente escolhe outro fornecedor, levando à perda de receita e à insatisfação do cliente.

Agora, suponha que o produto esteja sem estoque e a equipe de vendas se aproxime da equipe de planejamento da produção para fabricar o produto para uso futuro. A equipe de planejamento da produção verifica a disponibilidade das matérias-primas necessárias. Em um sistema descentralizado, as informações da matéria-prima são armazenadas separadamente pelo planejamento da produção e pelo departamento de estoque. Assim, o custo de manutenção de dados (neste caso, matéria-prima) aumenta.

As informações da matéria-prima estão disponíveis em dois departamentos diferentes: inventário e planejamento de produção. Quando a equipe de vendas verifica uma matéria-prima específica necessária para fabricar o produto, mostra que a matéria-prima está disponível conforme o estoque, mas segundo o banco de dados da equipe de planejamento da produção, a matéria-prima está fora de estoque. Então, eles vão em frente e compram a matéria-prima e, assim, o material e o custo do estoque aumentam.

Quando a matéria-prima está disponível, o departamento de chão-de-fábrica percebe de repente que está com falta de trabalhadores. Eles abordam o RH, que por sua vez contrata funcionários temporários a taxas mais altas do que o mercado. Assim, o custo do trabalho aumenta. O departamento de planejamento da produção falha ao atualizar o departamento financeiro dos materiais adquiridos. O departamento financeiro adia o prazo de pagamento estabelecido pelo fornecedor, causando a perda de reputação da empresa e até mesmo convidando uma possível ação legal.

Ou seja:

• Numerosos sistemas de informação díspares criados individualmente ao longo do tempo e difíceis de manter
• A integração dos dados consome tempo e dinheiro
• Inconsistências e duplicação de dados
• A falta de informações oportunas leva à insatisfação do cliente, perda de receita e reputação
• Alto custo de estoque, material e recursos humanos.

Essas são algumas das principais desvantagens para as quais precisamos de uma solução. Bem, a solução está em sistemas centralizados, ou seja, ERP.

SAP ERP: a solução de um sistema centralizado

Em uma empresa, com um SAP de gerenciamento de informações e dados: os dados são mantidos em um local central e compartilhados com vários departamentos; os departamentos têm acesso a informações ou dados de outros departamentos. Vejamos o mesmo processo comercial para entender como um sistema corporativo centralizado ajuda a superar problemas colocados por um descentralizado. 

Nesse caso, todos os departamentos atualizam um Sistema de Informações Central: quando o cliente se aproxima da equipe de vendas para comprar um produto com urgência. A equipe de vendas tem acesso a informações em tempo real aos produtos em estoque, que são atualizados pelo departamento de estoque no sistema centralizado; a equipe de vendas responde à solicitação do cliente no prazo, levando a aumento de receita e satisfação do cliente.

Caso a fabricação seja necessária, a equipe de vendas atualiza o banco de dados centralizado, para que todo o departamento permaneça informado sobre o status do produto. O departamento de planejamento da produção é atualizado automaticamente pelo Banco de Dados Centralizado para requisitos. A equipe de planejamento da produção verifica a disponibilidade das matérias-primas necessárias pelo banco de dados central, atualizado pelo departamento de estoque.

Assim, a duplicação de dados é evitada e dados precisos são disponibilizados. A equipe do chão de fábrica atualiza seu status de mão-de-obra regularmente no banco de dados central, que pode ser acessado pelo departamento de RH. Em caso de falta de mão-de-obra, a equipe de RH inicia o processo de recrutamento com um prazo de entrega considerável para contratar um candidato adequado a preço de mercado. Assim, o custo da mão-de-obra diminui.

Os fornecedores podem enviar diretamente suas faturas sistema central da empresa, que pode ser acessado pelo departamento financeiro. Assim, os pagamentos são feitos no prazo, e possíveis ações legais são evitadas.

Ou seja:

• Elimina a duplicação, descontinuidade e redundância nos dados;
• Fornece informações entre departamentos em tempo real;
• O sistema SAP fornece controle sobre vários processos de negócios;
• Aumenta a produtividade, melhor gerenciamento de estoque, promove qualidade, custo reduzido de material, gerenciamento eficaz de recursos humanos, despesas gerais reduzidas aumentam os lucros;
• Melhor interação com o cliente e maior produtividade. Também melhora o atendimento ao cliente.