O que é um ERP e por que ele é essencial

Por que um ERP é essencial?
Por Enginebr
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A cada dia que passa, o uso de um ERP (Sistema de Gestão Empresarial, na sigla em inglês) tem se tornado imprescindível em organizações de diversos tamanhos e segmentos. Esse tipo de sistema é concebido para atender às demandas da maioria das áreas de uma empresa de maneira integrada, dando aos gestores do negócio importantes ferramentas para o controle de operações e planejamento. Além disso, é um investimento que, comprovadamente, gera grandes retornos a curto, médio e longo prazo.

O ERP é um software de gerenciamento de negócios que permite que uma organização utilize um conjunto de aplicativos integrados para otimizar e automatizar processos, criando uma operação mais enxuta, mais precisa e eficiente. O ERP fornece visibilidade completa dos principais processos de negócios e otimiza os sistemas por meio de rastreamento e relatórios de recursos e gerenciamento e compartilhamento de banco de dados. 

Os sistemas de ERP permitem que seus negócios se expandam sem a adição de custos de TI ou de força de trabalho. Pense em um sistema ERP como o cérebro do sistema de tecnologia da sua empresa. No corpo humano, o cérebro controla todas as áreas do seu corpo, dizendo-lhes o que fazer e garantindo que todos trabalhem juntos. O corpo humano é incapaz de funcionar sem o cérebro e uma empresa de varejo, por exemplo, não pode funcionar sem um sistema ERP adequado. 

Ele integra todas as facetas de uma empresa, incluindo desenvolvimento de produtos, fabricação, marketing e vendas. Ao sincronizar todas essas áreas, as empresas são capazes de ganhar visibilidade, aumentar a produtividade e eficiência operacional, reduzir custos e aumentar a competitividade.

Entre benefícios bases, estão: elimina a duplicação, descontinuidade e redundância nos dados; fornece informações entre departamentos em tempo real; fornece controle sobre vários processos de negócios; aumenta a produtividade, melhor gerenciamento de estoque, promove qualidade, custo reduzido de material, gerenciamento eficaz de recursos humanos, despesas gerais reduzidas aumentam os lucros; melhor interação com o cliente e maior produtividade. 

Os problemas de não ter um sistema centralizado

Com um sistema descentralizado existem dois grandes problemas: os dados são mantidos localmente nos departamentos individuais; os departamentos não têm acesso a informações ou dados de outros departamentos.

Para identificar problemas que surgem devido ao sistema de gerenciamento corporativo descentralizado, vejamos um exemplo: um cliente aborda a equipe de vendas e precisa de um produto urgentemente. Por ser um processo descentralizado, a equipe de vendas não tem acesso a informações em tempo real à disponibilidade da produção. Então eles abordam o departamento de estoque para verificar a disponibilidade do produto. Esse processo leva tempo e o cliente escolhe outro fornecedor, levando à perda de receita e à insatisfação do cliente.

Agora, suponha que o produto esteja sem estoque e a equipe de vendas se aproxime da equipe de planejamento da produção para fabricar o produto para uso futuro. A equipe de planejamento da produção verifica a disponibilidade das matérias-primas necessárias. Em um sistema descentralizado, as informações da matéria-prima são armazenadas separadamente pelo planejamento da produção e pelo departamento de estoque. Assim, o custo de manutenção de dados (neste caso, matéria-prima) aumenta.

As informações da matéria-prima estão disponíveis em dois departamentos diferentes: inventário e planejamento de produção. Quando a equipe de vendas verifica uma matéria-prima específica necessária para fabricar o produto, mostra que a matéria-prima está disponível conforme o estoque, mas segundo o banco de dados da equipe de planejamento da produção, a matéria-prima está fora de estoque. Então, eles vão em frente e compram a matéria-prima e, assim, o material e o custo do estoque aumentam.

Quando a matéria-prima está disponível, o departamento de chão-de-fábrica percebe de repente que está com falta de trabalhadores. Eles abordam o RH, que por sua vez contrata funcionários temporários a taxas mais altas do que o mercado. Assim, o custo do trabalho aumenta. O departamento de planejamento da produção falha ao atualizar o departamento financeiro dos materiais adquiridos. O departamento financeiro adia o prazo de pagamento estabelecido pelo fornecedor, causando a perda de reputação da empresa e até mesmo convidando uma possível ação legal.

Ou seja: numerosos sistemas de informação díspares criados individualmente ao longo do tempo e difíceis de manter; a integração dos dados consome tempo e dinheiro; inconsistências e duplicação de dados; a falta de informações oportunas leva à insatisfação do cliente, perda de receita e reputação; alto custo de estoque, material e recursos humanos.

Essas são algumas das principais desvantagens para as quais precisamos de um ERP.

Por que um ERP é essencial para a indústria do futuro?

A indústria do futuro é aquela que combina o fator humano com o fator tecnológico. Nesse sentido, soluções de automação são essenciais para os gestores que almejam levar seus negócios além, seguindo as tendências da transformação digital. ERPs são peças-chave desse processo.

A tecnologia criou níveis sem precedentes de disrupção em vários setores, forçando esses agentes a equilibrar vários desafios enquanto navegam nas mudanças e promovem a inovação. Vemos pipelines de liderança e desenvolvimento em uma encruzilhada, na qual seus processos devem absorver a estrutura consistente do tradicional e a ousadia da prototipação do novo.

As organizações sabem que precisam desenvolver líderes com habilidades perenes, como a capacidade de gerenciar operações, supervisionar equipes, tomar decisões, priorizar investimentos e gerenciar os resultados finais. 

E sabem que também devem desenvolver líderes, sobretudo, para municiar as demandas do cada vez mais volátil ambiente de negócios, impulsionado pela tecnologia. A tecnologia não é mais algo que apenas as indústrias de engenharia e informática precisam incorporar em suas estratégias. 

A capacidade de reconhecer circunstâncias instáveis ​​e fazer os ajustes adequados rapidamente é outra característica marcante. Sua consciência situacional os ajuda a entender como as mudanças afetarão a eficácia de uma empresa, bem como implementá-las sem comprometer o desempenho dos funcionários. Em uma era de disrupções cada vez mais constantes, esses líderes buscam um equilíbrio entre melhorar a eficiência e promover a inovação.

Mas mais do que tudo isso, os melhores líderes entendem como gerar resultados confiáveis, investindo nos aceleradores certos e cultivando equipes de alto desempenho. Eles priorizam efetivamente, identificando objetivos de longo prazo e tomando medidas concretas todos os dias para torná-los realidade. Se a capacidade de conectar e adaptar os coloca em uma posição de sucesso, a capacidade de entregar é o que os ajuda a manter suas equipes produtivas, eficientes e comprometidas para cumprir a missão da organização.

Uma gestão por contexto, que começa com um propósito muito forte, que precisa ser incorporado por todos, para que as pessoas então sejam ensinadas a trabalhar com autonomia, tendo clareza dos objetivos de curto e longo prazo da empresa e passem então a experimentar e criar projetos, produtos e serviços. 

O digital está entrando nas empresas para movimentar processos estáticos, de lentidão e desconhecimento do consumidor. Você deve estar disponível agora, não daqui a dez dias. A informação acontece ao vivo. E isso muda totalmente as regras do jogo.

Os consumidores de hoje sabem o que querem – e querem agora. É por isso que o crescimento e a volatilidade na demanda estão ajudando a impulsionar a inovação para os fabricantes e as empresas que os fornecem. Para que isso funcione, é essencial entender os clientes e suas exigências. Essa análise pode incorporar elementos internos e externos, como tendências de mercado, perfis sazonais e histórico de pedidos por produto e conta. 

Um bom sistema de ERP é flexível, modular e escalável o suficiente para se adaptar às mudanças na dinâmica do mercado e às mudanças nas necessidades dos clientes. Inicialmente, você pode implementar aplicativos específicos que fazem sentido agora e adicionar aplicativos perfeitamente integrados, conforme necessário, à medida que sua empresa cresce.

Planilhas ineficientes, fluxos de trabalho manuais e software desatualizado podem inibir o crescimento do seu negócio. Um sistema ERP pode otimizar toda a organização e colocar seus dados em um só lugar, permitindo relatórios mais precisos e um ambiente de trabalho mais eficiente, baseado em colaboração e orientado a dados.

Administrar com um sistema ERP cria eficiências que tornam seus negócios mais enxutos à medida que crescem. Muitas empresas relatam que conseguem expandir sem adicionar equipe ou custos adicionais de TI. O custo da implementação de um sistema ERP é facilmente ofuscado pelo ROI de um ambiente de negócios mais eficiente e totalmente otimizado.

Mover seus aplicativos de ERP para a nuvem permite dimensionar, estender, atualizar e aumentar ainda mais sua visibilidade e acessibilidade, aproveitando ao máximo os recursos de um sistema ERP.

Ao atualizar para um sistema ERP, você também obtém a parceria do seu provedor de implementação de ERP e todo o suporte – desde a implementação e o treinamento até o suporte ao software e a participação na comunidade – que eles têm a oferecer. Alguns sistemas ERP têm grupos e comunidades de usuários dedicados que abrem redes inteiras de inovadores do setor e marcas dinâmicas.