ERP: o guia definitivo da indústria

A cada dia que passa, o uso de um ERP (Sistema de Gestão Empresarial, na sigla em inglês) tem se tornado imprescindível em organizações de diversos tamanhos e segmentos. Esse tipo de sistema é concebido para atender às demandas da maioria das áreas de uma empresa de maneira integrada, dando aos gestores do negócio importantes ferramentas para o controle de operações e planejamento. Além disso, é um investimento que, comprovadamente, gera grandes retornos a curto, médio e longo prazo.

O ERP é um software de gerenciamento de negócios que permite que uma organização utilize um conjunto de aplicativos integrados para otimizar e automatizar processos, criando uma operação mais enxuta, mais precisa e eficiente. O ERP fornece visibilidade completa dos principais processos de negócios e otimiza os sistemas por meio de rastreamento e relatórios de recursos e gerenciamento e compartilhamento de banco de dados. 

Os sistemas de ERP permitem que seus negócios se expandam sem a adição de custos de TI ou de força de trabalho. Pense em um sistema ERP como o cérebro do sistema de tecnologia da sua empresa. No corpo humano, o cérebro controla todas as áreas do seu corpo, dizendo-lhes o que fazer e garantindo que todos trabalhem juntos. O corpo humano é incapaz de funcionar sem o cérebro e uma empresa de varejo, por exemplo, não pode funcionar sem um sistema ERP adequado. 

Ele integra todas as facetas de uma empresa, incluindo desenvolvimento de produtos, fabricação, marketing e vendas. Ao sincronizar todas essas áreas, as empresas são capazes de ganhar visibilidade, aumentar a produtividade e eficiência operacional, reduzir custos e aumentar a competitividade.

Entre benefícios bases, estão: elimina a duplicação, descontinuidade e redundância nos dados; fornece informações entre departamentos em tempo real; fornece controle sobre vários processos de negócios; aumenta a produtividade, melhor gerenciamento de estoque, promove qualidade, custo reduzido de material, gerenciamento eficaz de recursos humanos, despesas gerais reduzidas aumentam os lucros; melhor interação com o cliente e maior produtividade. 

Os problemas de não ter um sistema centralizado

Com um sistema descentralizado existem dois grandes problemas: os dados são mantidos localmente nos departamentos individuais; os departamentos não têm acesso a informações ou dados de outros departamentos.

Para identificar problemas que surgem devido ao sistema de gerenciamento corporativo descentralizado, vejamos um exemplo: um cliente aborda a equipe de vendas e precisa de um produto urgentemente. Por ser um processo descentralizado, a equipe de vendas não tem acesso a informações em tempo real à disponibilidade da produção. Então eles abordam o departamento de estoque para verificar a disponibilidade do produto. Esse processo leva tempo e o cliente escolhe outro fornecedor, levando à perda de receita e à insatisfação do cliente.

Agora, suponha que o produto esteja sem estoque e a equipe de vendas se aproxime da equipe de planejamento da produção para fabricar o produto para uso futuro. A equipe de planejamento da produção verifica a disponibilidade das matérias-primas necessárias. Em um sistema descentralizado, as informações da matéria-prima são armazenadas separadamente pelo planejamento da produção e pelo departamento de estoque. Assim, o custo de manutenção de dados (neste caso, matéria-prima) aumenta.

As informações da matéria-prima estão disponíveis em dois departamentos diferentes: inventário e planejamento de produção. Quando a equipe de vendas verifica uma matéria-prima específica necessária para fabricar o produto, mostra que a matéria-prima está disponível conforme o estoque, mas segundo o banco de dados da equipe de planejamento da produção, a matéria-prima está fora de estoque. Então, eles vão em frente e compram a matéria-prima e, assim, o material e o custo do estoque aumentam.

Quando a matéria-prima está disponível, o departamento de chão-de-fábrica percebe de repente que está com falta de trabalhadores. Eles abordam o RH, que por sua vez contrata funcionários temporários a taxas mais altas do que o mercado. Assim, o custo do trabalho aumenta. O departamento de planejamento da produção falha ao atualizar o departamento financeiro dos materiais adquiridos. O departamento financeiro adia o prazo de pagamento estabelecido pelo fornecedor, causando a perda de reputação da empresa e até mesmo convidando uma possível ação legal.

Ou seja: numerosos sistemas de informação díspares criados individualmente ao longo do tempo e difíceis de manter; a integração dos dados consome tempo e dinheiro; inconsistências e duplicação de dados; a falta de informações oportunas leva à insatisfação do cliente, perda de receita e reputação; alto custo de estoque, material e recursos humanos.

Essas são algumas das principais desvantagens para as quais precisamos de um ERP.

Por que um ERP é essencial para a indústria do futuro?

A indústria do futuro é aquela que combina o fator humano com o fator tecnológico. Nesse sentido, soluções de automação são essenciais para os gestores que almejam levar seus negócios além, seguindo as tendências da transformação digital. ERPs são peças-chave desse processo.

A tecnologia criou níveis sem precedentes de disrupção em vários setores, forçando esses agentes a equilibrar vários desafios enquanto navegam nas mudanças e promovem a inovação. Vemos pipelines de liderança e desenvolvimento em uma encruzilhada, na qual seus processos devem absorver a estrutura consistente do tradicional e a ousadia da prototipação do novo.

As organizações sabem que precisam desenvolver líderes com habilidades perenes, como a capacidade de gerenciar operações, supervisionar equipes, tomar decisões, priorizar investimentos e gerenciar os resultados finais. 

E sabem que também devem desenvolver líderes, sobretudo, para municiar as demandas do cada vez mais volátil ambiente de negócios, impulsionado pela tecnologia. A tecnologia não é mais algo que apenas as indústrias de engenharia e informática precisam incorporar em suas estratégias. 

A capacidade de reconhecer circunstâncias instáveis ​​e fazer os ajustes adequados rapidamente é outra característica marcante. Sua consciência situacional os ajuda a entender como as mudanças afetarão a eficácia de uma empresa, bem como implementá-las sem comprometer o desempenho dos funcionários. Em uma era de disrupções cada vez mais constantes, esses líderes buscam um equilíbrio entre melhorar a eficiência e promover a inovação.

Mas mais do que tudo isso, os melhores líderes entendem como gerar resultados confiáveis, investindo nos aceleradores certos e cultivando equipes de alto desempenho. Eles priorizam efetivamente, identificando objetivos de longo prazo e tomando medidas concretas todos os dias para torná-los realidade. Se a capacidade de conectar e adaptar os coloca em uma posição de sucesso, a capacidade de entregar é o que os ajuda a manter suas equipes produtivas, eficientes e comprometidas para cumprir a missão da organização.

Uma gestão por contexto, que começa com um propósito muito forte, que precisa ser incorporado por todos, para que as pessoas então sejam ensinadas a trabalhar com autonomia, tendo clareza dos objetivos de curto e longo prazo da empresa e passem então a experimentar e criar projetos, produtos e serviços. 

O digital está entrando nas empresas para movimentar processos estáticos, de lentidão e desconhecimento do consumidor. Você deve estar disponível agora, não daqui a dez dias. A informação acontece ao vivo. E isso muda totalmente as regras do jogo.

Os consumidores de hoje sabem o que querem – e querem agora. É por isso que o crescimento e a volatilidade na demanda estão ajudando a impulsionar a inovação para os fabricantes e as empresas que os fornecem. Para que isso funcione, é essencial entender os clientes e suas exigências. Essa análise pode incorporar elementos internos e externos, como tendências de mercado, perfis sazonais e histórico de pedidos por produto e conta. 

Um bom sistema de ERP é flexível, modular e escalável o suficiente para se adaptar às mudanças na dinâmica do mercado e às mudanças nas necessidades dos clientes. Inicialmente, você pode implementar aplicativos específicos que fazem sentido agora e adicionar aplicativos perfeitamente integrados, conforme necessário, à medida que sua empresa cresce.

Planilhas ineficientes, fluxos de trabalho manuais e software desatualizado podem inibir o crescimento do seu negócio. Um sistema ERP pode otimizar toda a organização e colocar seus dados em um só lugar, permitindo relatórios mais precisos e um ambiente de trabalho mais eficiente, baseado em colaboração e orientado a dados.

Administrar com um sistema ERP cria eficiências que tornam seus negócios mais enxutos à medida que crescem. Muitas empresas relatam que conseguem expandir sem adicionar equipe ou custos adicionais de TI. O custo da implementação de um sistema ERP é facilmente ofuscado pelo ROI de um ambiente de negócios mais eficiente e totalmente otimizado.

Mover seus aplicativos de ERP para a nuvem permite dimensionar, estender, atualizar e aumentar ainda mais sua visibilidade e acessibilidade, aproveitando ao máximo os recursos de um sistema ERP.

Ao atualizar para um sistema ERP, você também obtém a parceria do seu provedor de implementação de ERP e todo o suporte – desde a implementação e o treinamento até o suporte ao software e a participação na comunidade – que eles têm a oferecer. Alguns sistemas ERP têm grupos e comunidades de usuários dedicados que abrem redes inteiras de inovadores do setor e marcas dinâmicas.

ERP em nuvem X ERP local: qual a diferença?

É melhor contratar um ERP local ou um ERP na nuvem? O primeiro passo é conhecer as diferenças entre um e outro e saber em quais contextos o ERP local é vantajoso e em quais contextos um ERP na nuvem é vantajoso. 

O que é ERP em nuvem?

Um ERP na nuvem é também chamado de ERP SaaS (Software as a Service) e é fornecido como um sistema por assinatura. Por não exigir instalação, pode ser acessado em qualquer dispositivo que tenha acesso a internet. 

SaaS (ou Software as a Service – software como serviço) significa que o software é vendido como um serviço, não como um produto, de forma que, em vez de comprar licenças de uso, você paga apenas uma mensalidade para utilizar o software. 

Ou seja: basicamente, a modalidade SaaS oferece uma solução pronta na nuvem, sem necessidade de instalação de nenhum recurso na infraestrutura de TI do cliente. Simplesmente, basta criar a conta, fazer as parametrizações dos sistemas e os usuários já podem utilizar a ferramenta no dia 1. Diferentemente do modelo On Premise, em que o cliente é responsável pela aquisição, instalação e manutenção da infraestrutura de hardware e software.

Com esse modelo, sua empresa não precisa instalar, manter e atualizar hardwares ou softwares. O acesso é fácil e simples: apenas é necessária a conexão com a internet. Os aplicativos SaaS também são chamados de softwares baseados na Web, softwares sob demanda ou softwares hospedados. Independente do nome, eles são executados nos servidores das empresas provedoras, que têm a responsabilidade de gerenciar o acesso e manter a estrutura de segurança de dados, conectividade e servidores necessários para o serviço.

O que é ERP local?

O ERP local, ou on-premise, é instalado fisicamente no hardware e servidores de sua empresa – sendo assim, é gerido por seu time de TI interno. Palavras rápidas, mas a ideia é essa mesma. Nas diferenças, você vai entender melhor os pormenores.

Principais diferenças entre um ERP local e um ERP em nuvem

Instalação

A instalação de um ERP local é feita no próprio servidor e hardware da empresa. Isso exige uma equipe especializada para deixar o sistema funcionando e realizar as constantes customizações e atualizações. 

O ERP na nuvem não necessita de instalação e pode ser acessado em celulares, tablets e computadores. A instalação é oferecida em forma de uma prestação de assinatura. 

Custos básicos

Um ERP na nuvem tem seus custos previsíveis. Como o serviço é oferecido por assinatura, é possível saber o valor a ser pago mensalmente e, ainda, prever os aumentos, na hipótese de expansões. A aquisição é feita por meio de um contrato que estabelece todos os custos adicionais sobre serviços como treinamento da equipe, suporte no ERP, atualizações do sistema e equipamentos necessários tanto para a instalação quanto para a manutenção.

Um ERP local, além de necessitar da aquisição do sistema, demanda investimento na infraestrutura do servidor, a fim de tornar possíveis a sua utilização e os armazenamentos. Ademais, existem algumas despesas de atualizações com relação a operações de TI, para manter o sistema funcionando. Assim, os custos podem ser menos previsíveis ao longo do tempo.

A indústria possui gastos que vão desde a instalação até o contrato de especialistas. Como é instalado localmente, esse tipo de ERP implica em despesas sobre a compra de uma licença inalterável, infraestrutura com hardware e servidores, e admissão de profissionais capacitados. Além disso, outro custo é necessário, que é treinamento da equipe e contratação de um especialista para realizar a operação do ERP.

Devido ao fato de ter menos burocracia e procedimentos para sua instalação, o ERP em nuvem gera menos gastos a uma indústria. Obviamente, a acessibilidade do ERP em nuvem não pode ser uma regra geral, já que há casos específicos em que os fornecedores cobram preços que sobressaem os oferecidos pelo sistema local. 

Porém, na maioria dos casos, essa consideração se faz verdadeira e, ao decidir contratar o sistema ERP local, os profissionais responsáveis devem traçar um orçamento maior, além de pesquisar profissionais que possam trabalhar para o funcionamento do mesmo.

É utilizado o termo CAPEX, que significa despesa de capital, para fazer referência aos custos do ERP locais, os quais necessitam de grande investimento. Já para os gastos do ERP em nuvem, usamos a sigla OPEX, referente ao termo despesa operacional, que significa uma despesa a mais à indústria, como custos de: conservação, execução e instalação.

Acesso a informações

No ERP em nuvem, as informações são acessadas e armazenadas via internet. Isso tende a tornar maior a segurança dos dados, visto que o risco de serem perdidos ou acessados por pessoas não autorizadas são menores.

No ERP local, tudo fica por conta da empresa. As informações são disponibilizadas pelo próprio hardware, no entanto, é preciso ter cuidado com o vazamento de dados e com o armazenamento. Perder informações importantes é arriscado para o futuro do negócio.

Armazenamento

Com o volume de atividades na rotina de uma empresa, podemos imaginar a quantidade de informações que são geradas diariamente. Imagine, então, um e-commerce, que precisa controlar os pedidos, atualizar estoques, preços e produtos em tempo real. E após meses e anos? Onde todos esses dados são guardados?

Enquanto um ERP local armazena as informações no próprio hardware da empresa, exigindo um investimento na expansão dessa memória, um ERP na nuvem guarda as informações em servidores externos de alta segurança, garantindo a preservação dos dados.

Benefícios de um ERP em nuvem e de um ERP local

Sistema ERP em nuvem:

Os gastos que sua indústria terá durante o tempo em que mantiver esse ERP são previsíveis, o que permite que os gestores, com o trabalho do setor financeiro da indústria, façam o planejamento do fluxo de caixa incluindo a nova aquisição da empresa. Isso porque toda a manutenção e previsões de mudança no sistema já são incorporadas no contrato inicial.

É possível investir com um valor baixo e acrescentar parcelas ao longo do crescimento da indústria, já que o sistema permite uma aplicação mais baixa em sua compra.

Outra vantagem importante é que a indústria não precisa contratar serviços adicionais de hardware, já que o sistema é instalado na nuvem. Portanto, investimentos em um servidor e em infraestrutura são descartados. E, por sua praticidade de instalação, o ERP em nuvem demanda um tempo menor de instalação, podendo atender com mais rapidez as necessidades da indústria.

Por ser um sistema totalmente web, o ERP em nuvem deixa por conta de seus usuário a responsabilidade pela proteção dos dados que ali são gerados ou supervisionados. Porém, fica por conta do fornecedor a execução de tarefas mais específicas, como backup do sistema ERP e administração de armazenamento e amplitude, por exemplo.

Em relação às atualizações, o ERP em nuvem é atualizado para versões mais atuais de forma prática, e, por isso, nele ocorrem mais modernizações sem produzir interferências negativas no comprador. Além disso, como o fornecedor não exige um contrato longínquo, o cliente pode facilmente fazer mudanças e/ou aperfeiçoamentos em seu sistema.

Por fim, as indústrias podem trabalhar diretamente com a empresa fornecedora para avaliar as transformações que melhor cabem ao seu sistema, o que proporciona uma maior segurança e confiança por parte do cliente.

Sistema ERP Local:

Com a instalação local, o ERP possui mais capacidade para personalizar de acordo com as preferências e necessidades do cliente. A segurança dos dados está nas mãos da organização, portanto, se você fizer um sistema desconectado da internet, pode diminuir bastante o risco de vazamento de informações.

Outra vantagem é que a indústria possui um grande controle sobre a implantação, já que a maior parte do processo ocorre na empresa. Por fim, esse sistema oferece mais um ponto positivo, que é a capacitação da equipe, uma vez que para gerenciar a disponibilidade de aplicação e evolução e também executar tarefas como backup e atualização do software é preciso ter muito conhecimento e técnica, já que qualquer erro pode ser crucial para a indústria.

Pontos fracos de um ERP em nuvem e um ERP local

Sistema ERP em nuvem

É necessário ter acesso a internet para utilizar o sistema. O fornecedor tem controle da segurança dos dados da sua indústria, portanto, caso não escolha uma empresa que tenha um padrão de controle e confiabilidade de proteção, a fábrica pode ter grande prejuízo.

Em relação ao sistema ERP local, é menos personalizável, principalmente se o fornecedor oferecer um tempo curto de implantação. De início, pode parecer uma vantagem, por conta da pressa que a indústria possui sobre o funcionamento do ERP. 

Porém, com o tempo, a empresa pode sentir falta de customizações que não fazem parte de sua aquisição por conta da duração do processo de implementação.

Sistema ERP Local

Como já foi mencionado, ao adquirir esse ERP, o cliente não tem uma previsão dos gastos que o sistema exige. Portanto, fechar negócio pode ser arriscado. Além disso, alguns fornecedores costumam ocultar custos, como o de TI, conservação do sistema e o de compra, por exemplo.

Como é a gestão da própria indústria que possui a responsabilidade pela proteção dos dados, é possível que cometa falhas ao administrar o sistema. Apesar da maior possibilidade de personalização ser citada como uma vantagem, a implantação pode ter um tempo muito grande por conta desse fator, o que torna o mesmo um malefício.

Ainda na questão da administração do sistema, há atividades críticas que podem ser executadas com erros, o que causa prejuízos ao funcionamento do ERP e, consequentemente, da indústria, até mesmo com perdas de informações essenciais para a gestão.

Por último, com o ERP local, a capacidade de atualização de novas alternativas fornecidas pelo fabricante do sistema é baixa. Isso causa uma estrutura sem muitos aprimoramentos ao longo do tempo.

Como a Engine pode ajudar líderes da indústria a terem melhores resultados

A Engine ajuda nessa transição com o SAP S/4HANA. SAP, por definição, é o nome do software ERP, que desenvolve soluções para gerenciar operações de negócios e relacionamentos com clientes. O sistema SAP consiste em vários módulos totalmente integrados, que cobrem praticamente todos os aspectos do gerenciamento de uma unidade de negócio.

O significado do acrônimo SAP é Systems Applications and Products in Data Processing.

SAP, por definição, é o nome do software ERP (Enterprise Resource Planning), que desenvolve soluções para gerenciar operações de negócios e relacionamentos com clientes. O sistema SAP consiste em vários módulos totalmente integrados, que cobrem praticamente todos os aspectos do gerenciamento de uma unidade de negócio.

Vejamos: cliente entra em contato com a equipe de vendas para verificar a disponibilidade do produto; a equipe de vendas se aproxima do departamento de inventário para verificar a disponibilidade do produto; caso o produto esteja sem estoque, a equipe de vendas se aproxima do Departamento de Planejamento da Produção para fabricar o produto; a equipe de planejamento da produção verifica com o departamento de estoque a disponibilidade de matéria-prima; se a matéria-prima não estiver disponível no estoque, a equipe de Planejamento da produção compra a matéria-prima dos fornecedores; em seguida, o planejamento da produção encaminha as matérias-primas para a produção.

Depois de pronta, a equipe de produção envia as mercadorias para a equipe de vendas; essa, por sua vez, entrega ao cliente; a equipe de vendas atualiza o financiamento com a receita gerada pela venda do produto. A equipe de planejamento da produção atualiza o financiamento com pagamentos a serem feitos a diferentes fornecedores de matérias-primas; todos os departamentos abordam o RH para qualquer questão relacionada a Recursos Humanos.

Esse é um processo comercial típico para qualquer empresa de manufatura. Algumas inferências-chave que poderiam derivar desse cenário seriam: muitos departamentos ou unidades de negócios; esses departamentos ou unidades de negócios se comunicam e trocam dados continuamente entre si. 

O sucesso de qualquer organização reside na comunicação eficaz e na troca de dados dentro desses departamentos, bem como de terceiros associados, como fornecedores, terceirizados e clientes. Com base na maneira pela qual a comunicação e os dados trocados são gerenciados, os sistemas corporativos podem ser amplamente classificados como: descentralizado e centralizado – também chamado de ERP.

O digital core do sistema de gestão da SAP permite que sua empresa tenha processos organizados e seguros, agilidade no acesso à informação, facilidade de uso e treinamento. Com o SAP S/4HANA sua organização terá uma base sólida que irá possibilitar o crescimento dos seus negócios e a sua expansão comercial, capturando dados de maneira simples e eficiente. 

O sucesso de qualquer organização reside na comunicação eficaz e na troca de dados dentro de departamentos, bem como de terceiros associados, como fornecedores, terceirizados e clientes. Com base na maneira pela qual a comunicação e os dados trocados são gerenciados, os sistemas corporativos podem ser amplamente classificados como: descentralizado e centralizado – também chamado de ERP.

Em um sistema descentralizado, existem dois grandes problemas: os dados são mantidos localmente nos departamentos individuais; e os departamentos não têm acesso a informações ou dados de outros departamentos.

São numerosos sistemas de informação díspares criados individualmente ao longo do tempo e difíceis de manter; a integração dos dados consome tempo e dinheiro; inconsistências e duplicação de dados; a falta de informações oportunas leva à insatisfação do cliente, perda de receita e reputação; alto custo de estoque, material e recursos humanos.

Essas são algumas das principais desvantagens para as quais precisamos de uma solução. Bem, a solução está em sistemas centralizados. 

Com o SAP S/4HANA, os dados são mantidos em um local central e compartilhados com vários departamentos; os departamentos têm acesso a informações ou dados de outros departamentos; os fornecedores podem enviar diretamente suas faturas sistema central da empresa, que pode ser acessado pelo departamento financeiro. Assim, os pagamentos são feitos no prazo e possíveis ações legais são evitadas.

A colaboração é capaz de reunir dados de procura e prognóstico de várias fontes em uma plataforma baseada na nuvem, ajudando a apoiar um melhor planejamento de promoção, previsão e monitoramento da oferta.

Esse conhecimento melhora a conectividade e fortalece a lealdade com seu cliente. Ao fornecer aos fabricantes ferramentas e plataformas orientadas para suas cadeias de valor e requisitos, as empresas podem se integrar com sucesso nos negócios de seu público a longo prazo, aprofundando ainda mais a compreensão de seus ativos.

Os produtos e serviços oferecidos pela Engine visam aumentar a competitividade e governança de médias ou grandes empresas, oferecendo soluções de automação e suporte tecnológico para que gestores e colaboradores foquem no que de fato importa: o fator humano.

Como escolher o ERP ideal para sua empresa?

Primeiro, é preciso ter em mente que não existe uma resposta única para essa pergunta, pois tudo dependerá das necessidades da empresa. Assim, é preciso verificar algumas informações:

• qual o objetivo do negócio;
• quais as ferramentas necessárias para a empresa;
• qual o investimento disponível;
• necessidade de informações a qualquer hora e lugar.

A ideia principal, que deve nortear sua escolha, é obter vantagens como competitividade; escalabilidade; maior controle de processos e desempenho; visão mais ampla das alavancas de valor; maior retorno sobre o investimento, em menos tempo, e estar em conformidade com os requisitos mínimos de uma empresa inteligente.

Se você se interessou pelo tema e acha que a Engine pode te ajudar, não deixe de solicitar um diagnóstico gratuito do seu negócio!