Ciclo PDCA para projetos de transformação digital na indústria

Os desafios que a Indústria 4.0 traz para as empresas são enormes, e a transformação digital é o primeiro deles. É preciso digitalizar a companhia e seus processos, buscando a padronização, a simplificação, a redução de custos e uma maior produtividade. O ciclo PDCA ajuda nos projetos de transformação digital na indústria, na busca pela melhoria contínua.

Trata-se de uma ferramenta tão simples quanto poderosa, imprescindível para empresas inteligentes. Ao ler este conteúdo até o fim, você vai saber o que é PDCA, como aplicá-lo corretamente, sua importância, as vantagens e ainda receberá dicas de nossos especialistas em gestão.

O que é PDCA?

Plan, do, check, act, ou seja, em bom português planejar, fazer, checar e agir. O PDCA é uma poderosa ferramenta de gestão que deve ser utilizada por empresas inteligentes para estabelecer a melhoria contínua de seus processos.

A transformação digital das empresas, primeiro passo rumo à Indústria 4.0, não se limita, jamais, ao uso da tecnologia. É preciso saber o que fazer com a tecnologia disponível, como utilizá-la para o bem do negócio. E o PDCA caiu como uma luva em projetos de transformação digital na indústria pois permite que os processos sejam mais ágeis, precisos e, principalmente, produtivos.

Vale pontuar que o PDCA não é uma ferramenta nova, que aparece exclusivamente para apoiar a transformação digital das empresas. Nada disso! Esse sistema de gestão foi criado        na década de 20 pelo físico norte-americano Walter A. Shewhart, mas se popularizou, mesmo, nos anos 50, por meio de Willian E. Deming, compatriota de Shewhart e considerado um dos maiores gurus da gestão de qualidade e melhoria de processos produtivos.

Por conta de sua história, o PDCA também é conhecido como Círculo de Deming ou Ciclo de Shwhart. Não importa o nome, é uma ferramenta imprescindível para empresas inteligentes e para apoiar projetos de transformação digital na indústria.

Por que utilizá-lo para projetos de transformação digital na indústria?

Por mais completo que possa parecer um projeto, ele sempre pode melhorar e se adequar mais, mesmo porque os processos não são estáticos, estão sempre em evolução. O PDCA garante foco na qualidade e permite o aprimoramento contínuo e o aperfeiçoamento da operação.

O uso do PDCA, inclusive em projetos de transformação digital na indústria, garante a evolução da empresa pois parte do princípio que tudo sempre pode melhorar ainda mais. O objetivo é melhorar a gestão de processos, buscando sempre uma operação mais simples, ágil, menos custosa e com mais qualidade e produtividade.Além disso, o PDCA garante maior controle de todos os processos. “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia”, sentencia Deming.

Vantagens no uso do PDCA

• Simplifica processos, tornando-os mais ágeis, produtivos e menos custosos;

• É uma ferramenta muito fácil de se utilizar, com um enorme alcance;

• Aumento do controle das operações;

• Permite o aprendizado contínuo;

• Motiva a equipe;

• Elimina desperdícios, identifica problemas precocemente e também serve como prevenção;

• Pode ser aplicado em todos departamentos da empresa por ser versátil.

As 4 etapas do PDCA

São quatro as etapas de um PDCA, todas absolutamente indispensáveis:

• Planejar: Todo projeto precisa ter uma meta e um método para acontecer. Também precisa de um cronograma, a definição das etapas, o envolvimento das equipes e uma fundamentação. Portanto, a primeira etapa do PDCA é o planejamento do projeto, definindo qual problema deve ser resolvido.

• Fazer: Depois do planejamento devidamente pronto, é hora de fazer! De arregaçar as mangas e ir à luta! Para que isso aconteça, é bom pontuar, é preciso que o time envolvido esteja apto a fazer acontecer. Treinamentos específicos são sempre bem-vindos. Também é preciso monitorar o trabalho.

• Checar: O projeto precisa ser verificado, checado, analisado quanto sua eficácia. Há alguns indicadores de desempenho que são utilizados nesta etapa, os KPIs (Key Performance Indicator). Estabelecer métricas, nesta etapa do PDCA, é fundamental.

• Agir: Por fim, é hora de agir. Ou seja, a hora da tomada de decisão. Se o resultado da checagem for de fato positivo e atender aos anseios da organização o projeto deve ser implementado. Se não, reavaliado.

4 ferramentas indispensáveis ao PDCA

• Diagrama de Ishikawa: Conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama de Espinha de Peixe, esta ferramenta levanta as possíveis causas de um problema para que se descubra suas verdadeiras causas.

• Gráfico de Pareto: Recurso gráfico utilizado para estabelecer a ordem nas causas de perdas que precisam ser eliminadas. Classifica problemas, erros, inconsistências, etc. É utilizado para definir prioridades.

• 5W2H: Ferramenta de gestão em forma de checklist. Os cinco Ws são: what (o quê?), why (o porquê), where (onde), when (quando) e who (quem) . Os dois Hs são: how (como) e how much (quanto). 

• Brainstorming: É um exercício criativo onde as pessoas são convidadas a expressar suas ideias livremente, sem prejulgamentos. Em português, o termo significa chuva de ideias, o que é autoexplicativo.

Dicas para realizar um bom PDCA

Jamais pule qualquer etapa da ferramenta, principalmente o planejar, que muitas vezes é erroneamente eliminado do processo.

• Defina metas factíveis, mas não se esqueça de que é preciso definir, também, métodos para alcançá-las.

• PDCA é evolução! Portanto, faça-o sempre que necessário, ainda que repetidamente. Processos são ciclos contínuos e estão sempre evoluindo.

• Se a checagem não apresentar os resultados esperados, comece tudo de novo.

• Não existe um PDCA bom sem comprometimento da equipe. Motive seu pessoal.

Outras 3 metodologias de gestão de processo

Existem diversas outras metodologias para gestão de processos, todas válidas e que podem trazer excelentes resultados. Cabe escolher e se dedicar a uma delas.

O DMAIC trabalha com cinco etapas para controle de qualidade de processos e soluções: define (definir), measure (medir), analyze (analisar), improve (melhorar) e control (controlar). Trata-se de uma ferramenta um pouco mais complexa que o PDCA, portanto merece o apoio de consultorias especializadas.

O A3 é um relatório visual que dá uma visão geral da demanda, as ações a serem tomadas e os passos necessários. Na coluna da esquerda apresenta-se o problema e objetivos, e na da direita as recomendações, o plano e o acompanhamento.

Por sua vez, o 8D trabalha com oito disciplinas para trazer respostas diante de problemas. São elas: formação de equipe, definição do problema, fazer sua contenção para evitar que atinja grandes proporções, identificar a causa raiz dele, desenvolver ações, avaliá-las, implementar medidas preventivas e comemorar com a equipe a solução do problema.

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