Aprenda a ter um negócio mais organizado e produtivo com SAP Concur

A administração manual e burocrática de diversos recibos, e-mails, pastas e documentos tornou-se obsoleta diante dos avanços da tecnologia. À medida que o negócio cresce, então, esse modelo se torna insustentável. E, mais do que isso, uma rotina baseada em processos lentos mostrou potencial para prejudicar o desenvolvimento empresarial, gerando custos invisíveis com excesso de erros e retrabalho.

Não é à toa que mais de 40% das empresas já digitalizaram e automatizaram fluxos de todo o ciclo de trabalho de seus colaboradores, segundo pesquisa realizada em 2022 pela empresa de tecnologia Service Now e a agência Thought Lab. Com a transformação digital, ganharam em agilidade e perderam em riscos e perdas.

Comprometida em extrair o melhor da tecnologia para transformar empresas e os diferentes setores da indústria na Era Digital, a SAP, parceira Engine há 10 anos, inovou no mercado com o SAP Concur, um software voltado para gestão de viagens e despesas que garante processos automatizados e mais rápidos, facilitando a rotina dos colaboradores e transformando empresas em mais inteligentes e data-driven.

Optando por uma tecnologia como o SAP Concur, a liderança opta por simplificar o processo de gestão de despesas desde a implementação até a geração dos novos relatórios e da inserção dos dados para controle diário de despesas, com ferramentas simples e fáceis de usar.

O que é o SAP Concur e diferença entre Expense e Travel

Utilizando por 46 mil clientes em todo o mundo, o SAP Concur unifica os dados de viagens e despesas em uma plataforma,  permitindo que as empresas desenvolvam a capacidade analítica necessária para tomar decisões com base em dados. 

Com o software SAP Concur, obtém-se uma visão geral dos gastos de todos os colaboradores e orçamentos a todos os interessados e assim é possível trabalhar com previsões mais precisas e um planejamento cada vez mais estratégico e objetivo. Além do mais, a tecnologia aumenta a integração entre colaboradores e gestores, permitindo que atividades como criação, envio e aprovação de relatórios sejam feitas de qualquer lugar e dispositivo.  

O SAP Concur é dividido em dois modelos: Travel e Expense.

Para compreender como opera o Concur Expense, imagine que você está em uma viagem corporativa e precisa comprovar todas as despesas da viagem, para depois receber um reembolso integral. Com o app do SAP Concur no celular, é possível anexar o recibo de cada carro por aplicativo, uma foto do recibo de cada refeição, e o mesmo para despesas de hospedagem. De volta à empresa, bastaria acessar o sistema, enviar o seu relatório e na mesma hora o seu gerente receberia uma notificação no aplicativo móvel para aprová-lo. Um processo simples, rápido e eficiente.

No Concur Travel, o colaborador pode usar a plataforma em web ou mobile para solicitar à sua liderança a aprovação de viagens. Dessa forma, o usuário pode procurar passagem, carro e hospedagem dentro do SAP Concur no horário, local e companhia aérea de sua preferência e, então, enviar direto para aprovação ainda pela SAP.

“Com o SAP Concur, conseguimos atingir nossos objetivos, escalar nossa organização e melhorar a produtividade à medida que a população de colaboradores cresce. Estamos oferecendo a eles uma funcionalidade de viagens e despesas rápida, fácil e totalmente auditável”, disse Reema Mukherjee, diretor de finanças da VMware à SAP.

Como ser mais organizado e produtivo com SAP Concur

Depois de implementar o SAP Concur, empresas relataram grandes avanços nas experiências de seus colaboradores e clientes, ganhando destaque no mercado e capacidade tecnológica de acompanhar as mudanças e avanços do mercado e da sociedade.

A empresa brasileira Eneva, em conversa com a SAP, contou que antes de adotar o modelo utilizava 3 ferramentas diferentes para fazer a gestão de despesas e viagens e ainda contavam com o envio de recibos por e-mail, aumentando os processos em 4x em relação ao uso do SAP Concur, que conta com abrir apenas 1 aplicativo via celular ou computador. Segundo a representante da empresa, os colaboradores acharam que o processo tanto de reembolso quanto de prestação de contas ganharam muita agilidade, e destacaram o benefício da possibilidade de acesso pelo mobile.

Outro caso de sucesso apontado em relatórios da SAP é da XP Investimentos, que com a ferramenta conseguiu reduzir o número de solicitações indevidas no processo de reembolsos em uma empresa que administra as despesas de 2 mil colaboradores, além da comprovada redução no tempo gasto para realizar conferências e aprovações.

Essa é mais uma solução da desenvolvedora dos softwares mais recomendados do mercado para ajudar empresas a diminuírem custos e aumentarem os ganhos em produtividade e geração de valor. E aqui na Engine, fazemos uma análise aprofundada do seu negócio para entender quais são as oportunidades de transformação e melhoria através das melhores soluções da SAP.

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