5 passos para fazer o controle de orçamento da sua empresa

Será que você de fato sabe o que é controle de orçamento? Mais do que isso, sua empresa realiza um eficaz controle orçamentário, que trabalha efetivamente a favor dos resultados? Não existe um bom controle orçamentário e, na verdade, nem mesmo saúde financeira sem uma gestão muito cuidadosa de todas as finanças da empresa.

Neste conteúdo você vai aprender e entender o que é controle orçamentário e, também, os 5 passos para fazer o controle de orçamento da sua empresa, transformando isso em uma vantagem competitiva. Afinal, por meio do controle de orçamento sua empresa se tornará muito mais sólida e preparada para os desafios que o mercado impõe. E isso vai fazer toda a diferença!

Você realmente sabe o que é controle de orçamento?

Por muito tempo acreditou-se que para controlar o orçamento de uma empresa – ou mesmo pessoal – bastava não permitir que se gastasse mais do que era arrecadado. Se essa conta não ficasse negativa, estava tudo bem. Até hoje, muitos empreendedores pensam assim, o que é um grande erro que pode fazer muito mal para o negócio.

O controle do orçamento vai muito além da subtração do que entra pelo que sai do caixa da empresa. Há uma gama de fatores que precisa ser observada e contabilizada, como, por exemplo, as vendas a prazo, os investimentos realizados, o tempo que a empresa tem para saldar seus compromissos, ativos, passivos e dívidas, apenas para citar alguns.

O controle de orçamento, ou gestão de orçamento, como muitos contadores gostam de chamar, envolve tudo que tiver relacionado às atividades financeiras da empresa. Absolutamente tudo precisa ser contabilizado, previsto, orçado e medido, do pó de café  e do pãozinho com manteiga do lanche da tarde à compra de uma nova frota de carros, por exemplo.

Qual é a importância do controle de orçamento?

Quando uma empresa promove um bom controle de orçamento consegue obter um verdadeiro raio-x de suas finanças. E isso é fundamental para se planejar.

Aqui vale um parêntese importantíssimo: de acordo com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), seis em cada dez empresas fecham suas portas antes mesmo de completar quatro anos de atividades. Um dos principais motivos que engordam essa preocupante estatística é justamente a falta de planejamento e de controle de orçamento. 

Uma visão distorcida das finanças da empresa é a porta de entrada para o mal resultado, e é exatamente isso que um bom controle de orçamento evita. O desequilíbrio financeiro gera o endividamento; o atraso no pagamento das contas, a cobrança de juros e multas, o que não é nada bom para um negócio. Um eficiente controle orçamentário funciona como uma bússola, um GPS para a organização, e é absolutamente fundamental para sua própria saúde financeira. 

Para finalizar,é preciso destacar que o controle de orçamento tem como principal objetivo trabalhar a favor dos resultados da empresa.

As principais funções do controle de orçamento  

• Análise e planejamento das atividades financeiras da empresa;
• Orientação para a melhor aplicação ou captação de recursos;
• Gestão minuciosa do crédito concedido e administração do seu recebimento;
• Controle absoluto das contas a receber e a pagar;
• Combate à inadimplência e ao desperdício;
• Identificação de tendências;
• Apoio na tomada de decisões gerenciais;

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Passos para fazer o controle de orçamento

1º passo: Saiba a real posição financeira da sua empresa

O primeiro passo para que sua empresa tenha um bom controle orçamentário é, sem dúvida, conhecer profundamente seus números. Não se pode economizar informações nesta etapa, principalmente a ideia de que está tudo bem se o volume de dinheiro que entra é maior do que o que sai do caixa. É preciso olhar as finanças da empresa com uma lupa, mirando nos detalhes, pois isso fará toda a diferença.

2º passo: Compare os orçamentos com a realidade

Lembra que falamos sobre planejamento, e o quanto isso é fundamental para o sucesso de uma organização? Pois o segundo passo para um eficiente controle de orçamento é justamente acompanhar e comparar o que foi orçado com a realidade.

Um exemplo: sua empresa promoverá um evento para comemorar as festas de fim de ano, e isso envolverá um jantar para os colaboradores e a distribuição de brindes para a equipe e para os clientes. Será que o que foi orçado é exatamente o que foi gasto? O orçamento previsto foi cumprido? Esse controle é essencial, e tem que acontecer sistematicamente!

3º passo: Calcular as variáveis

É preciso estar atento às variáveis, ou seja, a diferença entre as receitas e despesas reais e o que foi planejado. Essa é uma continuação do 2º passo. Os cálculos destas variáveis precisam ser feitos e contabilizados também o tempo todo.

4º passo: Entender as variáveis

Não adianta apenas identificar as variáveis. É preciso estudá-las, entendê-las, para que não se repitam (ao menos as negativas, é claro). Quando sua empresa estuda essas variáveis, pode tomar medidas corretivas, eliminando futuros erros, atrasos, inconsistências e um mau planejamento.

5º passo: Ação

Não adianta planejar as finanças, ter em mãos um verdadeiro raio-x da realidade financeira da empresa, mas não agir. O controle de orçamento existe justamente para a ação, para que o dinheiro também trabalhe para os bons resultados da empresa. Controle de orçamento é atitude!

Mas quais são as ações que a empresa pode implementar diante de um eficiente controle de orçamento?

• Redução de despesas;
• Eliminação de desperdícios;
• Redefinição de objetivos;
• Planejamento de investimentos;
• Revisão de precificação;
• Revisão da política de concessão de crédito:
• Revisão da tomada de crédito;
• Redução ou eliminação de serviços/venda de produtos.

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