Por Décio Moreno*
A cada dia que passa, o uso de um ERP (Sistema de Gestão Empresarial, na sigla em inglês) tem se tornado imprescindível em organizações de diversos tamanhos e segmentos. Esse tipo de sistema é concebido para atender às demandas da maioria das áreas de uma empresa de maneira integrada, dando aos gestores do negócio importantes ferramentas para o controle de operações e planejamento. Além disso, é um investimento que, comprovadamente, gera grandes retornos a curto, médio e longo prazo.
O ERP é um software de gerenciamento de negócios que permite que uma organização utilize um conjunto de aplicativos integrados para otimizar e automatizar processos, criando uma operação mais enxuta, mais precisa e eficiente. O ERP fornece visibilidade completa dos principais processos de negócios e otimiza os sistemas por meio de rastreamento e relatórios de recursos e gerenciamento e compartilhamento de banco de dados.
Os sistemas de ERP permitem que seus negócios se expandam sem a adição de custos de TI ou de força de trabalho. Pense em um sistema ERP como o cérebro do sistema de tecnologia da sua empresa. No corpo humano, o cérebro controla todas as áreas do seu corpo, dizendo-lhes o que fazer e garantindo que todos trabalhem juntos. O corpo humano é incapaz de funcionar sem o cérebro e uma empresa de varejo, por exemplo, não pode funcionar sem um sistema ERP adequado.
Ele integra todas as facetas de uma empresa, incluindo desenvolvimento de produtos, fabricação, marketing e vendas. Ao sincronizar todas essas áreas, as empresas são capazes de ganhar visibilidade, aumentar a produtividade e eficiência operacional, reduzir custos e aumentar a competitividade.
Em uma empresa, com um sistema centralizado de gerenciamento de informações e dados: os dados são mantidos em um local central e compartilhados com vários departamentos; os departamentos têm acesso a informações ou dados de outros departamentos. Vejamos o mesmo processo comercial para entender como um sistema corporativo centralizado ajuda a superar problemas colocados por um descentralizado.
Nesse caso, todos os departamentos atualizam um Sistema de Informações Central: quando o cliente se aproxima da equipe de vendas para comprar um produto com urgência. A equipe de vendas tem acesso a informações em tempo real aos produtos em estoque, que são atualizados pelo departamento de estoque no sistema centralizado; a equipe de vendas responde à solicitação do cliente no prazo, levando a aumento de receita e satisfação do cliente.
Caso a fabricação seja necessária, a equipe de vendas atualiza o banco de dados centralizado, para que todo o departamento permaneça informado sobre o status do produto. O departamento de planejamento da produção é atualizado automaticamente pelo Banco de Dados Centralizado para requisitos. A equipe de planejamento da produção verifica a disponibilidade das matérias-primas necessárias pelo banco de dados central, atualizado pelo departamento de estoque.
Assim, a duplicação de dados é evitada e dados precisos são disponibilizados. A equipe do chão de fábrica atualiza seu status de mão-de-obra regularmente no banco de dados central, que pode ser acessado pelo departamento de RH. Em caso de falta de mão-de-obra, a equipe de RH inicia o processo de recrutamento com um prazo de entrega considerável para contratar um candidato adequado a preço de mercado. Assim, o custo da mão-de-obra diminui.
Os fornecedores podem enviar diretamente suas faturas sistema central da empresa, que pode ser acessado pelo departamento financeiro. Assim, os pagamentos são feitos no prazo, e possíveis ações legais são evitadas.
Ou seja:
Se você está pensando em implementar um sistema ERP, atualizar um sistema existente ou mesmo se não tiver certeza se ainda precisa de um, vale a pena entender os benefícios que um sistema ERP pode trazer para os seus negócios.
Em um passo acelerado de disrupções tecnológicas, ser capaz de responder às mudanças é essencial. Um bom sistema de ERP é flexível, modular e escalável o suficiente para se adaptar às mudanças na dinâmica do mercado e às mudanças nas necessidades dos clientes. Inicialmente, você pode implementar aplicativos específicos que fazem sentido agora e adicionar aplicativos perfeitamente integrados, conforme necessário, à medida que sua empresa cresce.
Planilhas ineficientes, fluxos de trabalho manuais e software desatualizado podem inibir o crescimento do seu negócio. Um sistema ERP pode otimizar toda a organização e colocar seus dados em um só lugar, permitindo relatórios mais precisos e um ambiente de trabalho mais eficiente, baseado em colaboração e orientado a dados.
Administrar seus negócios com um sistema ERP cria eficiências que tornam seus negócios mais enxutos à medida que crescem. Muitas empresas relatam que conseguem expandir sem adicionar equipe ou custos adicionais de TI. O custo da implementação de um sistema ERP é facilmente ofuscado pelo ROI de um ambiente de negócios mais eficiente e totalmente otimizado.
Mover seus aplicativos de ERP para a nuvem permite dimensionar, estender, atualizar e aumentar ainda mais sua visibilidade e acessibilidade, aproveitando ao máximo os recursos de um sistema ERP.
Ao atualizar para um sistema ERP, você também obtém a parceria do seu provedor de implementação de ERP e todo o suporte – desde a implementação e o treinamento até o suporte ao software e a participação na comunidade – que eles têm a oferecer. Alguns sistemas ERP têm grupos e comunidades de usuários dedicados que abrem redes inteiras de inovadores do setor e marcas dinâmicas.
Mas para que tudo isso seja verdadeiro na prática, o processo de escolha precisa ser muito bem delineado. Acredite, vários casos de insucesso na implementação de ERPs estão diretamente relacionados a escolhas malfeitas. Selecionei os 10 erros mais comuns que podem ser evitados, minimizando custos, frustrações e desgastes durante a implementação. São eles:
Não definir previamente as necessidades e prioridades da empresa: Além de entender as necessidades, é preciso também identificar o real objetivo de implantar o novo sistema;
Deixar de criar um grupo (comitê) com autonomia para tomar decisões: É primordial que esse comitê seja formado e, de preferência, composto por participantes das diversas áreas da empresa;
Não envolver os principais usuários da empresa: Eles serão os responsáveis pela implementação desde o início do processo – da escolha do sistema até a produção;
Ignorar uma avaliação técnica dos sistemas: É importante saber se eles estão seguindo as tendências e se empresas do mesmo ramo de atividade os utilizam, ou seja, se são aderentes ao seu negócio;
Esquecer de comparar os sistemas levando em conta bases homogêneas: A comparação deve ser feita priorizando os processos mais importantes para a empresa e a integração com seus sistemas legados. Afinal, nem todos podem ser aderentes, mas a solução como um todo pode;
Não ter em mãos uma lista de critérios de avaliação, previamente definida: Os critérios precisam atender às necessidades da empresa e ser validados pelo grupo envolvido na escolha;
Desconhecer a capacidade e experiência de implementação dos parceiros disponíveis: É o mínimo para garantir o sucesso de um novo projeto ERP, além de avaliar comprometimento, metodologia utilizada e nível de conhecimento dos consultores que estarão envolvidos. Lembre-se também de validar se os cenários de implementação estão em conformidade com o alinhamento estratégico, o conhecimento dos processos de negócio e a verificação das necessidades funcionais;
Desconsiderar a melhor infraestrutura para suportar o ERP, em termos tecnológicos e econômicos: Nunca deixe de ter em vista as tendências do mercado, como por exemplo, a Cloud Computing;
Deixar escapar processos fundamentais da empresa que não estejam integrados: Tenha sempre uma visão global! Um único processo fora do escopo pode pôr a perder toda implementação do ERP;
Não avaliar todas as variáveis financeiras: Preveja no mínimo três anos de vida, tais como: Infraestrutura inicial e seu crescimento; valor de compra ou locação de licenças do ERP; custos de implementação; custos de integração com seu legado; custos de manutenção; custos de acompanhamento pós-implementação.
Além de evitar esses 10 erros, é básico que todas as áreas afetadas estejam envolvidas e, se possível, que todos os atores responsáveis por essas áreas estejam cientes dos impactos e mudanças com o novo sistema. É muito importante lembrar que o processo de implementação de um ERP em uma empresa traz consigo uma grande carga de mudanças, que devem ser geridas com muito cuidado para evitar o insucesso da implementação e da operação.
O significado do acrônimo SAP é Systems Applications and Products in Data Processing.
SAP, por definição, é o nome do software ERP (Enterprise Resource Planning), que desenvolve soluções para gerenciar operações de negócios e relacionamentos com clientes. O sistema SAP consiste em vários módulos totalmente integrados, que cobrem praticamente todos os aspectos do gerenciamento de uma unidade de negócio.
Vejamos: cliente entra em contato com a equipe de vendas para verificar a disponibilidade do produto; a equipe de vendas se aproxima do departamento de inventário para verificar a disponibilidade do produto; caso o produto esteja sem estoque, a equipe de vendas se aproxima do Departamento de Planejamento da Produção para fabricar o produto; a equipe de planejamento da produção verifica com o departamento de estoque a disponibilidade de matéria-prima; se a matéria-prima não estiver disponível no estoque, a equipe de Planejamento da produção compra a matéria-prima dos fornecedores; em seguida, o planejamento da produção encaminha as matérias-primas para a produção.
Depois de pronta, a equipe de produção envia as mercadorias para a equipe de vendas; essa, por sua vez, entrega ao cliente; a equipe de vendas atualiza o financiamento com a receita gerada pela venda do produto. A equipe de planejamento da produção atualiza o financiamento com pagamentos a serem feitos a diferentes fornecedores de matérias-primas; todos os departamentos abordam o RH para qualquer questão relacionada a Recursos Humanos.
Esse é um processo comercial típico para qualquer empresa de manufatura. Algumas inferências-chave que poderiam derivar desse cenário seriam: muitos departamentos ou unidades de negócios; esses departamentos ou unidades de negócios se comunicam e trocam dados continuamente entre si.
O sucesso de qualquer organização reside na comunicação eficaz e na troca de dados dentro desses departamentos, bem como de terceiros associados, como fornecedores, terceirizados e clientes. Com base na maneira pela qual a comunicação e os dados trocados são gerenciados, os sistemas corporativos podem ser amplamente classificados como: descentralizado e centralizado – também chamado de ERP.
O digital core do sistema de gestão da SAP permite que sua empresa tenha processos organizados e seguros, agilidade no acesso à informação, facilidade de uso e treinamento. Com o SAP S/4HANA sua organização terá uma base sólida que irá possibilitar o crescimento dos seus negócios e a sua expansão comercial, capturando dados de maneira simples e eficiente.
Pensando em agilidade, qualidade, rapidez e redução de custo, a Engine elaborou aceleradores por verticais (segmentos) de negócio para atender às melhores práticas de processos.
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*Décio Moreno é Diretor de Tecnologia da Engine
Este artigo foi publicado originalmente pelo portal IT Fórum 365, clique aqui para conferir.